El project charter es el documento fundacional que define un proyecto desde su nacimiento, estableciendo sus objetivos, alcance, roles clave y recursos aprobados. Esta herramienta es esencial para alinear expectativas entre los interesados y garantizar una base sólida sobre la cual ejecutar cualquier iniciativa.
En un entorno empresarial cada vez más orientado a resultados y transformación constante, contar con las competencias para desarrollar correctamente un project charter puede marcar la diferencia entre un proyecto exitoso y uno fallido. El Máster en Project Management e Innovación en Barcelona y Madrid permite adquirir estas habilidades, con un enfoque práctico y actualizado con las metodologías más demandadas.
En este artículo veremos qué es exactamente un project charter, cuáles son sus partes esenciales y cómo redactarlo paso a paso. También compartiremos ejemplos, recursos útiles y una propuesta de formación especializada para desarrollar esta competencia de forma profesional.
El project charter, también conocido como acta de constitución del proyecto, es un documento formal que autoriza oficialmente el inicio de un proyecto. Sirve como punto de referencia común para todos los implicados, estableciendo un acuerdo claro sobre los objetivos, los límites del trabajo, los recursos asignados y los criterios de éxito.
Según el estándar del Project Management Institute (project charter PMI), este documento:
La importancia de este documento radica en que proporciona una visión compartida y alineada desde el primer momento. Su elaboración permite identificar posibles conflictos de expectativas, anticipar riesgos y validar la viabilidad de la propuesta. En metodologías ágiles, como Scrum, el project charter puede adaptarse para reforzar la claridad inicial sin sacrificar flexibilidad.
Un project charter bien elaborado debe incluir ciertas secciones clave que garanticen su utilidad práctica y validez organizacional. A continuación, explicamos las más relevantes:
Definir el propósito del proyecto es el primer paso. Esta sección debe dejar claro qué se quiere lograr y qué está dentro o fuera del alcance del trabajo a realizar. Es importante establecer objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales).
Por ejemplo, no es lo mismo decir “mejorar la experiencia de usuario” que “reducir en un 20% el tiempo de carga de la app en los próximos tres meses”. Esta claridad permite alinear mejor al equipo y evaluar el éxito del proyecto una vez finalizado.
Aquí se identifican los principales interesados del proyecto, incluyendo al patrocinador, al project manager y al equipo técnico, además de cualquier actor externo relevante. También se listan los entregables clave que deben generarse durante la ejecución del proyecto.
Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo web, los entregables podrían incluir un prototipo funcional, la arquitectura de información aprobada y el informe de pruebas de usuario.
Comprender el rol de cada stakeholder facilita una comunicación más efectiva y previene conflictos a lo largo del desarrollo.
Esta sección incluye:
Por ejemplo, si el proyecto depende de la aprobación de un comité ejecutivo, esto debe dejarse claramente estipulado desde el principio. Un aspecto clave aquí es tener en cuenta la figura del agente de cambio, cuya función es facilitar la implementación del proyecto en la organización. Puedes conocer más sobre su rol en este artículo: Funciones del agente de cambio en gestión de proyectos.
Una vez comprendidas las partes esenciales, redactar un project charter efectivo implica estructurar toda esa información de manera coherente, clara y alineada con los objetivos del proyecto. Este documento no debe ser excesivamente extenso, pero sí lo suficientemente detallado como para facilitar decisiones estratégicas y operativas desde el inicio.
Para garantizar su utilidad, recomendamos:
La claridad en este documento permite ahorrar tiempo, recursos y conflictos futuros, facilitando el éxito del proyecto desde la fase inicial.
Una excelente forma de comenzar es utilizando una plantilla de project charter. Las plantillas ayudan a no olvidar ningún elemento importante y a mantener un formato estandarizado que pueda ser fácilmente comprendido y validado por todas las partes.
Algunos elementos comunes en una buena plantilla incluyen:
Tomar como referencia un ejemplo de project charter previamente validado por la organización o por otros equipos de gestión de proyectos también puede servir. Esto es especialmente útil si estás dando tus primeros pasos en la redacción de este tipo de documentos.
En el caso de empresas que trabajan bajo el enfoque del project charter PMI, es recomendable seguir el estándar PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), que establece una estructura reconocida internacionalmente.
Los formatos más comunes suelen encontrarse en documentos Word o herramientas colaborativas como Notion, Asana, Monday o incluso Google Docs, dependiendo del entorno tecnológico de cada empresa.
Dominar la redacción de un project charter no solo es esencial para lanzar un proyecto con claridad y dirección, sino que también representa una competencia estratégica dentro de cualquier equipo de gestión.
Comprender sus partes, saber aplicarlas en contextos reales y utilizarlas para alinear a todos los stakeholders es clave para reducir riesgos, optimizar recursos y asegurar entregables exitosos.
Para quienes desean desarrollar esta y muchas otras competencias en gestión de proyectos, el Máster en Project Management e Innovación en Barcelona y Madrid de Inesdi ofrece una formación práctica, actualizada y orientada al entorno real de las empresas.
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