Business case: cómo justificar proyectos estratégicos
Project ManagementPara llevar a cabo un proyecto, no basta con que la idea parezca buena. Si requiere financiación, habrá que justificar su viabilidad y el retorno esperado. Al documento que da esta explicación se le conoce como business case, y a menudo, se confunde con otros como el plan de negocio. Además de ayudar con la toma de decisiones y asegurar que el proyecto está dentro de los objetivos estratégicos de una organización, da una visión completa de los beneficios y los riegos.
¿Qué es un business case y para qué sirve?
Un business case, o caso de negocio, es un análisis estructurado de un proyecto, que se realiza para justificar la viabilidad de la inversión de recursos. Para demostrarlo, se sirve de datos concretos, proyecciones financieras, escenarios alternativos y un análisis de riesgos. Se trata de demostrar por qué habría que poner en marcha ese proyecto con argumentos de peso y evidencia objetiva.
Se utiliza generalmente para la toma de decisiones en niveles directivos o comités de inversión. Es especialmente relevante cuando hay que asignar recursos que son limitados, ya que permite comparar diferentes propuestas siguiendo criterios homogéneos.
¿Cuándo se debe usar?
El business case se realiza antes de comenzar con un proyecto, sobre todo cuando hay una incertidumbre técnica, el impacto económico es alto o se depende de varias áreas. Por tanto, no se aplica en todos los proyectos, pero sí es crucial en los que son de carácter estratégico, innovador o con alto coste de oportunidad. También puede usarse para revisar decisiones previas cuando cambian las condiciones del entorno.
Plan de negocio vs. business case
Aunque pueden parecer similares, un plan de negocio y un business case tienen objetivos diferentes. El plan de negocio describe cómo funcionará una nueva empresa o unidad de negocio, por lo que incluye el modelo operativo, análisis de mercado, estrategia comercial y aspectos financieros. Suele tener un enfoque a largo plazo y sirve como hoja de ruta global.
El business case, por el contrario, se centra en justificar una inversión concreta, dentro o fuera de una empresa que ya existe. Es decir, que su alcance es muy concreto y tiene un enfoque muy analítico. Además, puede ser parte de un plan de negocio.
Otro documento con el que hay confusión es el resumen ejecutivo. Este es una síntesis de un documento más extenso, con los puntos más relevantes de este para que se puedan comprender con una lectura rápida. En un caso de negocio, el resumen ejecutivo se ubica al inicio y contiene una visión general de los beneficios, los costes, los riesgos y la recomendación final.
¿Cómo hacer un business case?
Para crear la estructura de un business case, no basta con incluir un análisis financiero. También hay que tener visión estratégica y claridad en la exposición. Para facilitar su desarrollo, se pueden seguir los siguientes pasos:
Identificación del problema o la oportunidad
El caso de negocio empieza con una necesidad concreta. Por ejemplo, un problema que se debe resolver, una ineficiencia que corregir o una oportunidad que aprovechar. Por tanto, hay que definir ese contexto, los objetivos que se persiguen y las consecuencias de no actuar. Este punto sienta las bases para justificar por qué se propone el proyecto.
Análisis de alternativas
Un buen ejemplo de business case es aquel que no solo defiende una opción única. Sino que compara diferentes alternativas, entre las que se encuentra el escenario de no hacer nada. Cada opción se evalúa en términos de coste, beneficio, viabilidad técnica y alineación estratégica. Esta comparación demuestra que la decisión está basada en un análisis racional, no en intuiciones.
Evaluación de costes y beneficios
Esta es la parte más importante. Se calculan los costes directos e indirectos; los ingresos esperados, si los hay; los ahorros potenciales y otros beneficios no financieros, como mejoras en la reputación o la satisfacción del cliente. Se pueden utilizar herramientas como el VAN, el TIR o el período de recuperación para evaluar la rentabilidad del proyecto.
En los proyectos de innovación, es frecuente que se utilicen enfoques como el de Lean Startup, que permiten validar hipótesis de forma ágil antes de hacer inversiones más grandes.
Análisis de riesgos
Todo proyecto implica incertidumbre. El business case debe identificar los principales riesgos, como financieros, técnicos, legales, de mercado, etc., y proponer estrategias de mitigación. También puede incluir un análisis de sensibilidad para mostrar cómo se verían afectados los resultados ante cambios en las variables clave.
Plan de implementación
Aunque no es un proyecto detallado, se debe dar una visión general de cómo se ejecutará la iniciativa. Es decir, que tendrá fases principales, cronograma aproximado, recursos necesarios y responsables.
En organizaciones maduras, esta planificación se alinea con estructuras como la PMO, que supervisan la gestión de cartera y aseguran la coherencia estratégica.
Recomendación final
Por último, el documento se cerrará con una recomendación: iniciar el proyecto, rechazarlo o analizar más información. Esta conclusión irá respaldada por el análisis anterior, con una propuesta realista y alineada con los intereses de la organización.
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Para desarrollar un business case, se necesitan conocimientos sobre técnicas de análisis, comprensión del contexto estratégico y tener habilidades de comunicación.
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