¿Qué es una PMO? Tipologías, funciones y objetivos

¿Sabes qué es PMO u oficina de gestión de proyectos (Project Management Office)? ¿Para qué sirve? ¿O qué nos aporta?

Cada vez es más habitual ver estas siglas en inglés en ofertas de empleo aunque, lamentablemente, no siempre están bien definidas. No obstante, antes de hablar de qué es una PMO y para qué sirve, debemos entender qué es un proyecto, un programa o un portafolio.

¿Qué es exactamente un proyecto?

Pues bien, un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final para el trabajo del proyecto o de una de las fases del mismo.

Esfuerzo temporal y resultado único, esto es lo que diferencia proyecto de operaciones. Estas últimas se repiten, como por ejemplo una cadena de montaje de la que salen productos.

Volviendo a los proyectos, la visión clásica (y aún válida) indica que un proyecto tiene varias restricciones a la hora de desarrollarse para la entrega de valor con una calidad determinada: el tiempo, el coste y el alcance. Posteriormente se añadieron los riesgos y los recursos, como restricciones ampliadas. Un equilibrio complejo, ¿verdad?

Pues sí, gestionar proyectos no es una tarea fácil, aunque la buena noticia es que lo haces sin darte cuenta. ¿Has organizado una fiesta sorpresa? ¿Un viaje? Te has ajustado a unas fechas, un presupuesto, definido un “alcance” y una calidad, ¿verdad? Lo cierto es que gestionamos proyectos habitualmente, aunque siempre lo haremos mejor si contamos con conocimientos adecuados.

En mis más de 10 años de experiencia gestionando proyectos muy diversos, he comprendido que, hay errores que comentemos de manera constante en los proyectos y, habitualmente, están relacionados con la comunicación.

Diferencia entre proyecto, programa y portafolio

Ya hemos definido proyecto, por lo que el siguiente paso sería hablar de un programa.

Un programa es un conjunto de proyectos relacionados y gestionados coordinadamente para conseguir unos objetivos que no se alcanzarían si se gestionaran individualmente. Lo que no hay que confundir con portafolio, que es un conjunto de proyectos y programas buscan alcanzar los mismos objetivos estratégicos.

Planificación estratégica, clave para alcanzar objetivos

La planificación estratégica es un proceso complejo, pero trataré de resumirlo y hacerlo sencillo. Las empresas tienen una misión (su razón de ser), una visión (lo que quieren ser) y unos valores (que guían cómo hacen las cosas, lo que les importa).

Bajo esa capa, se definen unos objetivos estratégicos que, por definición, son muy ambiciosos e incluso podríamos decir aspiracionales. Por ejemplo, “ser la empresa mejor percibida por sus clientes en el mercado”.

“Los proyectos son parte del sistema de entrega de valor de una compañía y nos van a ayudar a alcanzar los objetivos”

¿Cómo sabremos si hemos alcanzado ese objetivo?

Pues bien, para eso debemos bajar un peldaño más, a los objetivos operativos. Definiremos una serie de objetivos alineados con ese estratégico, por ejemplo el NPS (Net Promoter Score) que querríamos alcanzar. Eso si se puede medir y nos indicará si vamos por el buen camino, porque una empresa hace muchas cosas a través de sus áreas funcionales, a través de su sistema de entrega de valor.

Pero, ¿qué papel juegan los proyectos en este sistema?

Los proyectos, programas o portafolios, pueden aportar, tanto dentro de las propias áreas funcionales, llevando a cabo cambios en las operaciones o pueden, también, impactar directamente en los objetivos operativos de manera directa. Por tanto, los proyectos (y sus derivados) son parte del sistema de entrega de valor de una compañía y nos van a ayudar a alcanzar objetivos.

Una vez entendido todo esto, pasamos a abordar qué es una PMO.

¿Qué es una PMO (Project Management Office)?

Se trata de una función, es importante decir que no es una persona, es una función que debe estar integrada en la compañía. Puede ser llevada a cabo por una o varias personas, puede ocupar tan solo el 10% del tiempo de una persona o ser un departamento de 7 personas dedicadas completamente a ella.

Es una oficina que provee servicios, relacionados fundamentalmente con la gestión de proyectos y el tipo de servicios o el modelo de PMO dependerá del tipo de compañía y de su situación, no existe un modelo estándar que valga para todos los casos. Es más, la PMO puede ir sufriendo cambios, adaptándose a las necesidades que la compañía va teniendo.

El PMBOK define la PMO como “una estructura de gestión que estandariza los procesos relacionados con la gobernabilidad de los proyectos de una organización, facilitando el uso compartido de recursos, metodologías, herramientas y técnicas de la Gestión de Proyectos”

Lo que no debemos olvidar, es que la PMO debe formar parte de la gobernanza de los proyectos e, incluso en algunos modelos, provee de jefes de proyecto o a los digital project managers para que estos gestionen directamente.

Tipologías de PMO

Como hemos dicho antes, no hay un modelo único, y podemos encontrar PMOs muy diferentes dependiendo de varios factores:

• Duración (fija/temporal)
• Alcance (programa, área funcional, estratégica)
• Grado de control (de soporte, de control, directiva)
• Funciones (estación meteorológica, torre de control, pool de recursos)…

Es decir, podemos tener una PMO temporal, para mejorar la fusión de dos compañías o dentro de una reorganización. Podemos encontrarnos una PMO de un área funcional, como por ejemplo las que habitualmente vemos dentro de departamentos de TI que ayudan tremendamente en la gestión de recursos, planificación global, etc.

Por otro lado, si nos centramos en las funciones o en su grado de control, una PMO “de soporte” o “estación meteorológica” sería una oficina más pasiva, con un nivel de control muy bajo. Básicamente espera a que los jefes de proyecto vayan a pedir soporte y sólo preguntan para llevar a cabo un reporte homogéneo.

Sin embargo, si hablamos de un modelo “Torre de control” o “Directiva”, el papel que juega la PMO es mucho más activo dentro de los proyectos, retando al proyecto, indagando junto al jefe de proyecto y ayudándole a avanzar y conseguir resolver problemas o dificultades que se encuentra en el camino.

¿A qué se dedica una PMO y cuál es su objetivo?

Pues la respuesta no es sencilla, porque el catálogo de servicios puede ser muy amplio y diverso, eso si, servicios siempre enfocados a mejorar la gestión de proyectos y su impacto en los resultados de la compañía.

Por tanto, podemos ver como servicios muy habituales (y más básicos), la estandarización de herramientas y metodologías de gestión. También es habitual que apoyen y realicen seguimiento de costes, impactos (business case), seguimiento de avance, apoyo en la gestión de riesgos, gestión de stakeholders, cambios, etc.

Un perfil que trabaja en una PMO debe tener conocimientos suficientes sobre gestión de proyectos y experiencia suficiente para poder apoyar a los jefes de proyecto. Si te interesa este sector y quieres especializarte en ello, te recomiendo nuestro Máster en Digital Project Management con el que podrás profundizar más en todos estos conceptos.

Una PMO debe ayudar en dos niveles, el primero a nivel de jefe de proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto en cuestión. El segundo, a nivel compañía, lo que incluye a la dirección, aunque no excluye al resto de la organización. ¿Qué quiero decir? Una PMO debe ayudar en la comunicación, a todos los niveles y a la gestión del cambio que el proyecto produce.

“Una PMO bien gestionada nos aporta mejor gestión de proyectos, más transparencia, más colaboración. En definitiva, mejor porcentaje de éxito de nuestros proyectos”

PMO estratégica, un habilitador

Cuando miramos a una PMO estratégica, debemos encontrarnos con una oficina que sea parte de la dirección, habitualmente dependiendo de la dirección general. Esto no significa que no provea de los servicios básicos, de estandarización y metodología, de seguimiento, etc. debe proveer y enfocarse en lo que la compañía necesite en cada momento.

“Esta oficina participa, apoya y debe impactar positivamente en todos los niveles, y convertirse en un socio imprescindible para la entrega de valor”

Es una oficina transversal en la organización y, en su alcance, está el portafolio completo de la compañía. De esta forma, puede ayudar al alineamiento estratégico de todos los proyectos, puede aglutinar la información tanto de estado de avance como financiera, ayudar en la comunicación y, sin lugar a dudas, en la gestión del cambio que deberá ejecutarse teniendo en cuenta “la foto completa”.

Por tanto, una PMO estratégica es clave para desbloquear o para ayudar a la toma de decisiones, así como para llevar a cabo estimaciones más objetivas de los proyectos, siempre en colaboración con los jefes de proyecto.

Es importante destacar que, aunque no hemos hablado de la habitualmente mal llamada “metodología” o de lo que es más correcto, “marco de trabajo” (framework) ágil en este artículo. La gestión de proyectos y la forma de gestionar una PMO no puede no ser ágil. El entorno cambiante, volátil, incierto, complejo y ambiguo (VUCA) nos obliga a adaptarnos también en la gestión de proyectos de manera rápida y ágil.

Si volvemos al proceso estratégico, podemos ver cómo esta oficina participa, apoya y debe impactar positivamente en todos los niveles, y convertirse en un socio imprescindible para la entrega de valor.

¿Qué no debemos olvidar durante la implantación de una PMO?

Comunicación y gestión del cambio, que están íntimamente relacionados son, en ocasiones los grandes olvidados. Tanto es así que, si echamos un vistazo a la tira cómica del columpio, lo que en ella se representa lleva ocurriendo y ocurre habitualmente en la gestión de proyectos.

Evitar fallos en la comunicación

Los fallos en la comunicación, desde el cliente al equipo de proyecto, pasando por todos los stakeholders, se reproducen con mucha facilidad y debemos poner foco en evitarlos.

Gestionar el cambio

Es demasiado habitual pensar que cuando llevamos a cabo un proyecto, la aceptación va a ocurrir por arte de magia y lo cierto es que, en muchas ocasiones, la falta de gestión del cambio se lleva por delante buenas ideas que, por definición, están siendo mal ejecutadas, mal implantadas.

No debemos pensar que el tiempo lleva a la aceptación del proyecto y ahí es donde una PMO puede ayudar a llevar a cabo un plan y una gestión que reduzca el rechazo y el tiempo de aceptación del cambio.

En resumen, ¿qué es una PMO?

Una PMO es una función que provee servicios relacionados con la gestión de proyectos, programas y portafolios. Hay diferentes tipos y debemos adaptar el modelo a las necesidades de la compañía.  Ayuda en la mejora del éxito de los proyectos y, por tanto, la entrega de valor.

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