Reingeniería: concepto y etapas

La reingeniería es una estrategia fundamental en el mundo empresarial actual, que permite a las organizaciones mejorar su eficiencia y competitividad. A través de la reingeniería de procesos, las empresas pueden analizar, rediseñar y optimizar sus operaciones para lograr un mayor rendimiento y eficacia. 

La reingeniería de procesos surgió en los años 80 en Norteamérica de la mano de los consultores Michael Hammer y James Champy. Ambos crearon y expusieron este método en el libro Reingeniería: la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez. Hammer y Champy, implementaron este sistema al descubrir las necesidades que se planteaban en las empresas y los retos que tenían que empezar a cumplir para adaptarse a las nuevas necesidades.

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Qué es la reingeniería: definición de la reingeniería de procesos

La reingeniería de procesos es una metodología de gestión que busca mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos empresariales mediante el análisis y rediseño radical de los mismos. La idea detrás de la reingeniería es identificar áreas de mejora en los procesos existentes, eliminar ineficiencias y redundancias, y establecer nuevos métodos de trabajo que resulten en un rendimiento óptimo. Su objetivo es lograr cambios significativos y de gran impacto en la organización, que conlleven a reducciones de costos, mejoras en la calidad y un aumento en la satisfacción del cliente. Y uno de los profesionales implicados en este proceso es el Ingeniero de sistemas.

Para llevar a cabo esta reingeniería es necesario que se cumplan una serie de requisitos:

1. Contar con la autoridad necesaria para empezar y aplicar el proceso.
2. Responsabilidad en la toma de decisiones en nombre de la empresa.
3. Capacidad. Se necesita contar con las herramientas, los conocimientos y la habilidad.
4. Confianza en el proceso y en los pasos que se aplican para terminar el proceso de forma exitosa

Tipos de reingeniería

Para dar una definición general de la reingeniería nos hemos centrado sobre todo en la de procesos, pero existen muchos más tipos. Entre ellos, los siguientes.

Reingeniería en administración

La reingeniería en administración se enfoca en la revisión y reestructuración de las prácticas de gestión, incluyendo la toma de decisiones, la asignación de recursos y la comunicación interna. Busca establecer un enfoque más eficiente y efectivo en la administración de la organización. De manera que se alcance un mejor aprovechamiento de los recursos y una mayor adaptabilidad al entorno empresarial.

Reingeniería organizacional

La reingeniería organizacional implica el rediseño de la estructura y la cultura de una empresa. Esto incluye sus roles, responsabilidades y las relaciones entre los empleados. Este enfoque se centra en eliminar barreras jerárquicas, fomentar la colaboración y la innovación, y crear un ambiente de trabajo más ágil y flexible.

Etapas clave de un proceso de reingeniería

Un proceso de reingeniería se puede dividir en varias fases, que permiten abordar de manera sistemática y estructurada la transformación de la organización. Estas son las más comunes.

Preparación y sensibilización

En este momento se trata de crear conciencia y obtener el compromiso de la alta dirección y los empleados sobre la necesidad de implementar un proceso de reingeniería. Es crucial establecer la visión, los objetivos y las expectativas de la iniciativa, así como identificar a los líderes y formar equipos multidisciplinarios responsables de llevar a cabo el proyecto.

Identificación y análisis de procesos

Es el momento de seleccionar los procesos clave que serán objeto de la reingeniería. Esto se hará con base en su impacto en la eficiencia, la calidad y la satisfacción del cliente. Luego, se realiza un análisis detallado de los procesos actuales para comprender cómo funcionan, identificar ineficiencias, cuellos de botella y oportunidades de mejora.

Diseño del nuevo proceso

Con base en el análisis de los procesos actuales y las oportunidades identificadas, se desarrolla un nuevo diseño para los procesos, que incluye la eliminación de actividades redundantes o innecesarias, la automatización de tareas, la reasignación de responsabilidades y la implementación de tecnologías y enfoques innovadores. Este diseño debe estar alineado con los objetivos y la visión de la organización.

Para plantear un rediseño exitoso se necesitan principalmente aplicar 5 características que serán las que ayudarán a crear e implementar el proceso:

1. Establecer una meta en la que se involucre a toda la empresa y que suponga un reto por todos y para todos.
2. Dedicar un tiempo determinado al desarrollo e implementación de los procesos. En una primera fase el tiempo de inversión debe ser un 20% del tiempo, para posteriormente seguir creciendo en la fase de implementación, llegando a alcanzar un 50%. Ningún proceso de rediseño llegará a completarse y triunfar si no se cambian las prioridades dentro de la compañía.
3. Estudiar y profundizar en las necesidades de los usuarios potenciales y de los clientes. De esta forma se conocerán las necesidades y se cumplirán uno de los objetivos de la reingeniería de procesos. Para completar esa fase de pueden realizar desde focus group, entrevistas a clientes o potenciales, estudios de mercado, etc.
4. Establecer a un líder que tenga una visión completa del proyecto. Sobre todo, en la fase de implementación.
5. Probar, probar y probar: conocer si funcionan los rediseños antes de lanzarlo y establecerlo como vía principal de negocio.

Implementación y cambio

Una vez que se ha desarrollado el nuevo diseño de los procesos, se lleva a cabo su implementación. La misma puede incluir la capacitación de los empleados, la adopción de nuevas tecnologías, la reestructuración de la organización y la modificación de políticas y procedimientos. Además, la gestión del cambio es fundamental en esta etapa para garantizar una transición exitosa y minimizar la resistencia de los empleados.

Monitorización y mejora continua

Después de implementar los nuevos procesos, es crucial monitorizar su desempeño y medir los resultados. Siempre en función de los objetivos establecidos. Así se identifican áreas de mejora y se realizarán ajustes en el proceso cuando sea necesario. La reingeniería debe considerarse un enfoque de mejora continua.  Por ello, la organización estará en constante búsqueda de optimización y adaptación a las demandas cambiantes del entorno empresarial.

Reingeniería de procesos empresariales

La reingeniería de procesos empresariales es una metodología específica dentro de la reingeniería. La misma se enfoca en la revisión y mejora de los procesos clave en una empresa. Y su meta es optimizar la eficiencia, la calidad y la satisfacción del cliente. Este enfoque abarca áreas clave como la producción, la logística, las ventas, el servicio al cliente y la administración. Además, permite a las empresas adaptarse a las demandas cambiantes del entorno empresarial y mantenerse competitivas en el mercado.

Algunas de las ventajas de la reingeniería de procesos empresariales incluye la reducción de costes, el aumento de la productividad, la mejora de la calidad de los productos y servicios, y una mayor flexibilidad y capacidad de adaptación a los cambios en la industria y en las expectativas de los clientes.