5 pasos para aplicar el ciclo PDCA a tu empresa
TechEl ciclo PDCA, también conocido como ciclo de deming, hace referencia a una metodología empresarial que se aplica con el objetivo de buscar siempre la mejora continua en todos los procesos, sin importar de cuál se trate.
En este artículo, te contamos qué es y cuáles son sus ventajas, pero también cómo puedes aplicar esta herramienta a un negocio en concreto. Una de sus aplicaciones más comunes es la creación de software, así que si te gusta este entorno y quieres profundizar en él para tu carrera profesional, puedes inscribirte en el Máster en DevOps & Cloud Computing. Aprenderás a aplicar metodologías clave para desarrollar software de calidad.
¿Qué es el ciclo PDCA?
El ciclo PDCA, al que a menudo se hace referencia como ciclo de la mejora continua, es una metodología o herramienta empresarial que se usa en la gestión operativa a cualquier nivel. Como su nombre indica, se centra en mejorar los procesos de una empresa de forma cíclica. Es decir, que nunca se frena porque siempre es posible encontrar aspectos que pueden ser más eficientes o eficaces.
PDCA son las siglas de Plan, Do, Check, Act, que en español se traducen como Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA). En otras palabras, todo proceso pasaría por una fase de planificación, otra de ejecución, de verificación y, en último lugar, de optimización, para volver a comenzar por el principio.
Su creador fue William Edwards Deming; un investigador que se centró en la producción. Sin embargo, hoy en día se aplica a procesos en cualquier ámbito, como la administración, la dirección, el marketing, las ventas o la creación de software.
De manera similar sucede con otra metodología, el desarrollo ágil, que si bien se usaba inicialmente para esta última finalidad. Esto es, para la creación de software o la gestión de su ciclo de vida, ahora tiene múltiples aplicaciones. Otro ejemplo en este entorno es la cultura DevOps.
¿Para qué se utiliza esta herramienta?
Hablar de procesos resulta muy general, por lo que puede resultar complejo entender con exactitud cómo se puede usar esta herramienta en el marco empresarial. Para ser más concretos, el ciclo PDCA se emplea para adoptar un enfoque analítico en la toma de decisiones; identificar y resolver problemas en las operaciones; llevar a cabo un plan de acción, o actualizar los procesos de la compañía, entre muchos otros ejemplos.
En la práctica, una organización podría estar teniendo problemas con un producto de software, que da errores en algunas acciones y los usuarios encuentran dificultades para realizarlas. Si aplicamos este procedimiento, la planificación implicaría conocer por qué se producen estos errores y qué implicación económica tiene para la empresa. Pero también hacer un cálculo de cuántas personas necesitaría para mejorar estos procesos y el tiempo, con el coste que supondría, y de las distintas vías para resolver dichos errores.
Se podrían estudiar varias opciones y hacer una comparativa para ver cuál es la que más interesa en términos de coste/beneficio. Después, se adoptará la opción más conveniente y se procederá con los cambios. Luego, hay que verificar que el problema se ha resuelto, y de ser así, se continuará con la mejora.
Pasos para aplicar el ciclo PDCA en una empresa
Si quieres aplicar el ciclo PDCA en tu empresa, los pasos que tendrías que llevar a cabo son los siguientes:
1. Identifica áreas de mejora
La primera etapa consiste en analizar los procesos y las operaciones de la empresa, para identificar áreas que necesiten mejorar. Como indicamos, se puede aplicar a la calidad del producto, la eficiencia operativa o la satisfacción del cliente, entre otros aspectos de un negocio.
2. Establece objetivos claros
Una vez que se han identificado las áreas de mejora, hay que establecer objetivos claros, que además deben ser específicos, alcanzables, relevantes y con un plazo definido (SMART). Por ejemplo, si el objetivo es mejorar la calidad del producto, se puede establecer un objetivo específico de reducir el número de defectos en un determinado porcentaje en un plazo de seis meses.
3. Implementa los cambios
En esta etapa, se llevan a cabo los cambios necesarios en los procesos y operaciones de la empresa para alcanzar los objetivos establecidos. Es decir, implicar la introducción de nuevas prácticas, la modificación de procedimientos existentes, la inversión en tecnología o la formación del personal, entre otras acciones.
4. Recopila y analiza datos
Durante la implementación de los cambios en el ciclo PDCA, debes centrarte en recopilar datos relevantes para evaluar su efectividad. Pueden estar referidos a aspectos muy diversos, ya que todo depende de lo que se esté mejorando. Por ejemplo, métricas de desempeño, resultados de pruebas de calidad o retroalimentación de clientes. Una vez recopilados, los datos deben ser analizados para evaluar si los cambios están teniendo el impacto esperado en la mejora de los procesos y en el logro de los objetivos. De no ser así, habrá que volver a comenzar.
5. Toma acciones correctivas y ajusta
Basándose en el análisis de datos, la empresa debe tomar medidas correctivas para abordar cualquier desviación o problema identificado. Se trata de realizar ajustes adicionales en los procesos, realinear los objetivos o implementar nuevas estrategias. El progreso se debe revisar de forma periódica, para ir haciendo ajustes según sea necesario y así garantizar que la mejora continua sea un proceso constante en la empresa.
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