Ciclo de vida de un proyecto: fases, ejemplos y claves para una gestión efectiva

La gestión de proyectos consiste en organizar tareas para llegar a un objetivo concreto. Sin embargo, el proceso es mucho más complejo. Por eso, el ciclo de vida de un proyecto se divide en cinco fases; cada una con sus propios pasos. Hoy veremos cuáles son y qué abarcan, y también algunos consejos para mejorar el avance y los resultados finales. 

¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto?

El ciclo de vida de un proyecto equivale a las fases por las que estos pasan y que son necesarias para completarlos, puesto que hacen una división por etapas para gestionar correctamente los recursos, los tiempos de trabajo y los objetivos. En concreto, son cinco fases, y cada una de ellas tiene sus propios pasos. 

Al optimizar el ciclo de vida en la gestión de los proyectos digitales, se mejora la eficiencia y el control, así como el éxito general de aquellos. Las causas las encontramos, en primer lugar, en la agilidad que se consigue al dividir los proyectos en fases independientes. En cada una, se optimiza la asignación de los recursos, y con ello la del tiempo y el presupuesto. Además, se reduce la probabilidad de que haya retrasos o de que las acciones se desvíen del plan original. 

Otros beneficios de las fases del ciclo de vida de un proyecto son:

• Se utilizan nuevos canales para compartir información, que mejoran la comunicación entre quienes forman parte del equipo y la toma de decisiones. 
• Se identifican a tiempo posibles obstáculos y se implementan estrategias de mitigación para evitar los riesgos.
• Aumenta la capacidad de respuesta ante cambios imprevistos y la flexibilidad para adaptarse a ellos. 
• Se incrementa la calidad general, porque cada fase hace una gestión controlada para que se cumpla con determinados estándares de eficiencia. 

Las 5 fases del ciclo de vida de un proyecto

Las fases del ciclo de vida de un proyecto son estas: 

1. Iniciación

En la fase de iniciación, se llevan a cabo dos pasos. El primero es crear el acta de constitución del proyecto y el registro de las partes interesadas. El objetivo es definir la visión, establecer qué es lo que se espera conseguir y obtener la aprobación de quienes se encargan de tomar las decisiones.  

En el acta de constitución se aborda también el alcance, entregables, objetivos del proyecto, recursos necesarios, cronograma, coste estimado, riesgos y posibles dificultades. Esta etapa es la base sobre la que se fundamentará el resto del proyecto; por tanto, es importante dedicarle el tiempo suficiente, ya que aumentará las probabilidades de éxito. También se identificará a la persona que se encargará de liderar y se concretarán todos los recursos disponibles.

2. Planificación

En la fase de planificación de proyectos, se diseña la hoja de ruta. En ella, se define el plan de gestión y se explica con mayor precisión cuál será el alcance del proyecto. También se organiza la estructura del trabajo y se analizan los riesgos y se establecen posibles respuestas ante ellos.

No obstante, no se trata únicamente de redactar un documento, sino que cada persona que forma parte del equipo de trabajo tendrá una visión exacta de lo que se espera de ellas. Pero con plazos establecidos y un presupuesto concreto. En la planificación estratégica, también se elegirá en esta etapa la metodología de gestión. 

3. Ejecución

La tercera etapa del ciclo de vida de un proyecto es la ejecución. En ella, las ideas se convierten en acciones concretas. Los equipos asumen el rol específico que se les ha asignado, se coordinan recursos financieros, humanos y materiales, y se pone en marcha gran parte del presupuesto. 

Para que todo avance como se espera, la persona al cargo debe hacer uso de sus habilidades de liderazgo. También se necesita que haya una buena comunicación entre las partes, y que la resolución de conflictos sea la adecuada para mantener el ritmo de trabajo y la motivación. Hay que cumplir con un cronograma y respetar los límites definidos en la planificación, para que cada esfuerzo se traduzca en un resultado medible.

4. Seguimiento y control

Después de la fase de ejecución de un proyecto, llega el momento de revisar el progreso conseguido. Es decir, que se hará una comparativa entre el plan previsto y lo que finalmente ha sucedido, puesto que lo habitual es que se presenten desviaciones. Se trata de identificar cuáles han sido e introducir las medidas pertinentes para corregir lo que sea necesario. 

Con el análisis de datos actualizados, se puede conocer cuál ha sido el impacto de los cambios que se produjeron. Además, se puede hacer una evaluación de la eficacia conseguida con las medidas que se aplicaron. De este modo, no solo se está corrigiendo, sino que la estrategia se va adaptando para que el proyecto siga avanzando en la dirección adecuada, incluso si el entorno está en constante cambio. 

5. Cierre

El cierre de un proyecto es la última fase. Equivale a la entrega final, la reunión de cierre, el archivo de registros y la disolución del equipo. También se busca la aprobación escrita de las partes interesadas para que quede constancia de que se cumplió con los objetivos establecidos al inicio.

Además de las tareas administrativas, se recomienda realizar un análisis retrospectivo. Es decir, hacer una evaluación de todos los logros, pero también de las dificultades a las que hubo que enfrentarse. Así, se obtendrá información que servirá de aprendizaje y que se podrá aplicar a otros proyectos del futuro. 

¿Por qué es importante conocer estas fases en la gestión de proyectos?

Cuando se conocen las etapas de un proyecto, el trabajo a realizar se puede estructurar mejor y el equipo podrá anticiparse a las posibles dificultades. Si bien estas fases dividen todo el proceso de trabajo del proyecto, el objetivo no es más que contar con un marco que sirva de referencia. Es decir, que se trata de añadir orden, lógica y control. 

Si el equipo tiene claro qué es lo que abarca cada una de las fases del ciclo de vida de un proyecto, sabrá cuál es su trabajo y qué se espera de ellos en todo momento. También es una forma de mejorar  la comunicación entre las partes interesadas, ya que todos trabajan sobre un mismo lenguaje y un mismo esquema. Así como una vía para identificar riesgos, gestionar recursos y tomar decisiones basadas en datos. 

Ejemplo práctico del ciclo de vida de un proyecto

Un ejemplo de ciclo de vida de un proyecto es el lanzamiento de una app. En este caso, las fases serían las siguientes:

• Iniciación. Se determina cuál es el objetivo del proyecto, qué problema solucionará y quién va a formar parte de los diferentes equipos que estarán involucrados en el desarrollo de la app. Todo esto se documentará para que haya registro escrito.
• Planificación. Se diseña el plan propiamente dicho. Esto incluye los diferentes hitos, el cronograma específico y la atribución de tareas a cada miembro del equipo, desde el diseño hasta las funciones de la app, quién hará las pruebas, etc. Y, por supuesto, con qué presupuesto se cuenta y qué uso se le dará.
• Ejecución: Se lleva a cabo el diseño y prueba de la app.
• Seguimiento. El project manager deberá asegurarse de que todo va según lo previsto en el plan. De no ser así, establecerá las medidas de corrección que considere oportunas.
• Cierre. Se entrega la app al cliente o se lanza al mercado si el cliente era interno.

Recomendaciones y buenas prácticas por fase

Algunos consejos para mejorar la gestión de los proyectos por etapas son los siguientes.

Herramientas útiles en planificación y ejecución

En las fases de planificación y ejecución, se recomienda usar herramientas para mejorar la eficiencia. Por ejemplo, el método Kanban, que visualiza el flujo de trabajo en columnas y detecta rápidamente cuellos de botella. 

También los diagramas de Gantt, que representan cronogramas, dependencias entre actividades y la duración estimada de cada tarea, o los tableros colaborativos digitales, como Miro o Notion. En un mismo espacio, se pueden gestionar la planificación, documentación y comunicación.

En cuanto a la metodología de trabajo, hoy en día es puesta por las ágiles, como Scrum. Trabaja con iteraciones cortas, llamadas sprints, con reuniones diarias y entregas incrementales. Gracias a ello, se consigue una mejora continua y resulta más sencillo adaptarse a los cambios. Es muy común en proyectos tecnológicos o creativos.

Software de gestión de proyectos más usado 

Las plataformas digitales y los distintos tipos de software sirven de apoyo para el progreso del proyecto. Trello se utiliza en equipos pequeños y tareas ágiles; Asana combina flexibilidad con funcionalidades de reporting; y Microsoft Project es el referente en proyectos de gran tamaño que necesitan tener un control muy detallado de los cronogramas y los recursos. 

Indicadores clave de éxito

Por último, se recomienda usar indicadores para destacar los plazos con los que se debe cumplir, y controlar el presupuesto, la calidad de los entregables y el nivel de satisfacción de las partes interesadas. Estos KPIs miden tanto si el proyecto llega a término como si lo hace en la forma esperada. 

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