Gestión de proyectos: claves para destacar en el entorno digital
Project ManagementLa gestión de proyectos, o Project Management, se ha visto modificada con la transformación digital. Hemos pasado de planificar tareas, coordinar equipos y controlar tiempos y costes, a trabajar también con herramientas colaborativas, flujos de trabajo ágiles e inteligencia artificial. El entorno y las necesidades de los clientes cambian, y por eso lo hace también la metodología de trabajo.
Hoy veremos cuáles son las características actuales de la gestión de proyectos digitales, así como las herramientas que se utilizan.
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¿Qué es la gestión de proyectos digitales?
La gestión de proyectos digitales es el proceso que abarca la planificación estratégica, ejecución y seguimiento de aquellos, pero con una forma de pensar y de organizar el trabajo que se aleja de la tradicional. En el modelo digital, las estructuras son menos jerárquicas y más adaptativas, y la comunicación suele ser más fluida y constante entre los equipos.
En cuanto a la organización, se utilizan herramientas de gestión de proyectos digitales, que son las que facilitan las tareas y la colaboración en tiempo real. Así, cada una de ellas se centra en una función concreta. Por ejemplo, hay plataformas para la gestión de tareas, otras son espacios colaborativos, sistemas de almacenamiento, comunicación en remoto, etc.
Pero, más allá del software, lo que define la gestión de proyectos digital es el uso de las metodologías ágiles. Con ellas, resulta más fácil y rápido actuar y adaptarse cuando hay imprevistos. Pero, también, mantener una orientación centrada en los resultados, porque se trabaja en ciclos cortos de trabajo, llamados sprints.
Además, se incorporan prácticas de business intelligence, que sirven para analizar datos del rendimiento del proyecto, anticipar riesgos y mejorar la toma de decisiones.
Todas estas características hacen que el rol del project manager o gestor de proyectos también se haya visto modificado. Ahora, debe ser un facilitador del cambio, un líder de equipos multidisciplinares y un intérprete de los datos que guían cómo evolucionará el proyecto en el que se esté trabajando.
7 consejos para la gestión de proyectos en la era digital
La gestión de proyectos digitales implica una transformación completa de la forma de trabajar. Es decir, que se requiere de una nueva mentalidad y no solo del uso de tecnología. A continuación, vamos a ver siete consejos que facilitarán el avance de los proyectos en entornos digitales que son exigentes y que están en constante cambio.
1. Adopta metodologías ágiles sin rigidez dogmática
Las metodologías ágiles son Scrum, Kanban o Lean. Cualquiera de ellas puede mejorar la eficiencia del proyecto. No obstante, se debe escoger en función del tipo de proyecto y del equipo.
Lo que realmente importa es que se apliquen los principios ágiles, como la iteración continua, la entrega temprana de valor y la mejora constante. Pero manteniendo siempre la flexibilidad, para que la propia metodología no se convierta en una carga extra.
2. Invierte tiempo en el onboarding digital del equipo
La digitalización del proyecto empieza en el equipo, que debe dominar las herramientas colaborativas que se utilizarán, conocer los canales de comunicación y comprender los flujos de trabajo digitales. Una buena organización inicial evitará fricciones en el futuro.
3. Utiliza KPIs para medir lo que realmente importa
Existen multitud de KPIs, pero se debe optar solo por los adecuados, que deben vincularse a los objetivos estratégicos y operativos del proyecto. Por ejemplo, velocidad del equipo (velocity), ratio de cumplimiento de entregables, satisfacción del cliente y coste por iteración. Evalúa regularmente y ajusta según el contexto.
4. Gestiona la incertidumbre con planificación flexible
Los planes deben contemplar posibles cambios que impliquen reestructurar prioridades, pero sin que se pierda el enfoque. El project manager debe aprender a convivir con la incertidumbre y convertirla en ventaja competitiva a partir de revisiones periódicas y backlog dinámicos.
5. Fomenta la comunicación asincrónica y clara
El trabajo remoto o híbrido exige una comunicación asincrónica. Esta requiere de herramientas que registren decisiones y tareas con claridad, como Slack, Notion o Loom, de manera que todo el equipo esté informado, incluso si se conectan en momentos diferentes.
6. Aplica principios de UX y diseño centrado en el usuario
Tanto si es un producto digital como no, la gestión de proyectos debe incorporar principios de diseño centrado en el usuario, puesto que ayuda a construir soluciones más eficaces y mejor valoradas. Escucha al cliente, involúcralo en la validación y prioriza entregas que respondan a necesidades reales, no a suposiciones.
7. Potencia la autonomía del equipo con liderazgo distribuido
El gestor de proyectos debe promover la autonomía, reconocer logros y facilitar el aprendizaje continuo. Y es que la confianza y el liderazgo distribuido propician un entorno de trabajo de alto rendimiento.
Si quieres especializarte en la gestión de proyectos digitales y conocer cuáles son las herramientas y plataformas con las que se trabaja, apuesta por nuestro máster como formación integral. No obstante, también es importante obtener certificaciones en Project Management específicas de las metodologías ágiles. Estas son la base de la gestión de proyectos actual.
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