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Los 7 gestores documentales más usados en Legaltech

Tech 
29/01/2024

El ámbito legal, como el sector de la abogacía, se caracteriza por la alta carga de documentos. Esto hace que los flujos de trabajo se vean ralentizados con frecuencia, y que se pierda eficiencia en la gestión de aquellos. Para dar solución a esta problemática común, la tecnología ha vuelto como gran aliada, y ha desarrollado los llamados gestores documentales. En este artículo, te contamos qué son y sus ventajas, así como cuáles son aquellos más usados en el campo del Legaltech en España.

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¿Qué son los gestores documentales?

Los gestores documentales, también conocidos como DMS, son sistemas informáticos que han sido diseñados para organizar, almacenar y gestionar documentos de manera electrónica. Su principal función es facilitar la creación, modificación, almacenamiento y recuperación eficiente de diferentes archivos digitales.

Además, facilitan la colaboración entre varias personas y el acceso a la información de forma rápida y segura. En el ámbito legal, estos sistemas han ganado popularidad por su capacidad para simplificar la gestión de documentos legales, contratos, expedientes y demás documentos relativos al derecho.

¿Para qué se utilizan?

Como decíamos en la introducción, el ámbito legal se caracteriza por la gran cantidad de información con la que se trabaja a diario. Aquí se incluyen incontables documentos de gran valor que deben mantenerse localizados en todo momento. Para la gestión de los flujos de trabajo, ya se usan otros tipos de software, por ejemplo, herramientas como SAP, que con una configuración sencilla, permite dividir los procesos en módulos.

En el caso de los gestores documentales, permiten una organización estructurada de la información, facilitan la búsqueda de los archivos y el acceso rápido a documentos clave. Pero sus funciones no acaban aquí. Los gestores documentales ofrecen ventajas como el trabajo colaborativo y eficiente entre todas las personas que forman parte del equipo legal, la automatización de procesos para la reducción de errores humanos y la implementación de medidas de seguridad muy robustas que permiten controlar el acceso a información sensible.

La transición hacia la gestión documental electrónica ha conseguido mejorar la eficiencia. Pero además, contribuye al ahorro de espacio, al desaparecer toneladas de documentos en formato papel, y los costes relativos a los sistemas de almacenamiento.

 

gestores documentales

 

Los 7 gestores documentales más usados en legal operations

Existen multitud de sistemas de gestión documental. Pero por sus características, algunos son más empleados que otros en el sector legal. A continuación te dejamos los más destacados.

imanage

iManage es una solución integral que abarca la gestión documental, la colaboración y la seguridad de la información legal. Tiene una gran capacidad para gestionar grandes volúmenes de documentos, y está muy enfocado en la seguridad. De ahí que sea usado por varias firmas legales.

NetDocuments

NetDocuments es una plataforma en la nube que se posiciona como una solución segura y escalable para la gestión de documentos legales. Se centra en la movilidad y en la accesibilidad desde cualquier lugar, así que es interesante para profesionales legales en constante movimiento.

Legal Files

Legal Files es uno de los gestores documentales más usados desde el punto de vista de la seguridad y el cumplimiento normativo. Se trata de una plataforma segura para la gestión de documentos legales, con funciones de seguimiento de versiones y controles de acceso.

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint es una herramienta con licencia Microsoft que cuenta con más funciones, además de la gestión documental. Facilita las operaciones con otros programas que son frecuentes en las empresas, así que es útil para quienes deseen un período rápido de adaptación.

 

gestores documentales

 

M-Files

M-Files es una plataforma de gestión de documentos basada en metadatos, que permite encontrar al instante la información correcta en cualquier contexto, así como automatizar procesos de negocio y reforzar el control de la información.

DocuWare

DocuWare es un software de gestión documental y automatización de flujos de trabajo. Es de los DMS más empleados a nivel mundial para captar, canalizar y almacenar la documentación de una empresa con total seguridad.

Ventajas de los gestores documentales

  • Organización eficiente. Facilitan la estructuración y la búsqueda rápida de documentos.
  • Colaboración mejorada. Posibilitan el acceso simultáneo y la edición colaborativa de documentos.
  • Seguridad y control. Implementan medidas robustas de control de acceso y permisos.
  • Automatización de procesos. Reducen errores al automatizar tareas rutinarias.
  • Integración con otras herramientas. Sincronizan datos y optimizan la interoperabilidad.
  • Auditoría y cumplimiento normativo. Permiten un seguimiento detallado y aseguran el cumplimiento de normativas.
  • Ahorro de espacio y costes, ya que se reduce la dependencia del papel.



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