Nuestra forma de trabajar ha cambiado en los últimos años. Nos encontrábamos en el proceso de integrar la tecnología a las operaciones del día a día. Sin embargo, la pandemia aceleró ese proceso y el teletrabajo se ha convertido, desde entonces, en una opción eficaz para mejorar los procesos y optimizar los flujos de trabajo.
Pero cuando las personas se encuentran en localizaciones diferentes, aparecen ciertos retos. Por suerte, disponemos de soluciones que facilitan el trabajo online y la colaboración entre quienes forman parte de un equipo. Son las herramientas colaborativas, que además de organizar tareas, también pueden analizar grandes volúmenes de información.
En este artículo veremos cuáles son las diez más utilizadas y los beneficios de apostar por ellas. Pero si quieres conocer más herramientas que no solo mejoren el trabajo colaborativo, sino que sirvan para la gestión integral de proyectos en todas sus fases, inscríbete en nuestro Máster en Project Management e Innovación de Inesdi.
Puedes estar en contacto con tu equipo sin importar dónde está. Es muy útil en equipos que teletrabajan.
Herramienta de comunicación en equipo que facilita el contacto entre todas las personas que lo integran.
Fomenta el avance y el desarrollo de proyectos con facilidad y reduce la cantidad de correos electrónicos y de reuniones físicas.
Reduce los tiempos de trabajo y aumenta la productividad y el rendimiento.
El plan Pro cuesta 8€, aunque a veces hay ofertas. Business+ 14,10€ por usuario al mes, y Enterprise Grid tiene precios personalizados, perfecto para grandes equipos.
Herramienta de gestión de proyectos que permite compartir listas.
Utiliza cards, que permiten incluir todo tipo de anotaciones.
Muy práctica para categorizar textos, imágenes, dibujos, mock-ups, etc.
Su interfaz es muy práctica y visual, por lo que facilita la organización de la información.
Es una de las herramientas de trabajo colaborativo gratuitas.
El plan Pro no llega a los 5€ por usuario; Premium cuesta cerca de 10€ por usuario al mes, y el Enterprise unos 17€/usuario/mes. En los tres casos con facturación anual. Es interesante para empresas que trabajan con volúmenes de proyectos grandes.
Herramienta muy eficaz para el prototipado y para crear wireframes y/o diseños.
Su principal ventaja es que agiliza el proceso de diseño, ya que permite compartirlo con el equipo. Gracias a ello, todas las personas que forman parte de él puedan colaborar en el mismo workspace.
Es gratuita en el nivel principiante.
Los packs son 15 € por licencia completa/mes para un equipo profesional; 45 € por licencia completa/mes para una Organización, y 75 € por licencia completa/mes en el plan Enterprise.
Suite de Google que cuenta con programas como Google Docs, Google Sheets, GSlides y Google Keep, entre otros.
Todos forman parte de Google Drive.
Son aplicaciones gratuitas para usuarios con cuenta.
Disponen de versión web y de aplicaciones para iOS y Android.
Se utilizan para crear y editar documentos compartidos con rapidez y de una forma sencilla.
En el caso de Google Workspace, los planes son 6,80€ para Business Starter; 13,60€ para Business Standard; 21,10€ para Business Plus y precios personalizados para Enterprise.
Herramienta colaborativa creativa que permite crear murales en los que compartir todo tipo de archivos multimedia, links y documentos. Usa el sistema de arrastrar y soltar.
Se suele usar para inspirarse y recoger pensamientos.
Permite hacer brainstorming con el resto del equipo en remoto.
Los tres primeros murales son gratis. Después, los precios son cerca de 10€ por la opción Team+; 18€ para Business y precios personalizados para Enterprise.
Una de las herramientas colaborativas que sirve para crear mapas mentales en línea.
Estos mapas son prácticos para plasmar ideas y transmitirlas al resto del equipo.
Puede recoger, desarrollar y compartir ideas de forma visual.
Comparte funcionalidades con otras herramientas colaborativas.
Dispone de versión gratuita con tres mapas mentales.
El siguiente pack es el Personal, que cuesta 6€ por usuario al mes; el Pro son 10€ y el de Empresas, 15€.
Incluye todas las funcionalidades del project management.
Está diseñada para proyectos que se deban realizar en equipo.
Se utiliza para colaboraciones y para hacer seguimientos durante todo el ciclo de vida de un proyecto.
Tiene un pack inicial gratuito y tres de pago; 6€ por usuario al mes para el Premium, 10€ el Business y precio personalizado para el Enterprise.
Plataforma que organiza el trabajo para aumentar la eficiencia de los equipos en la gestión de diferentes proyectos. Reduce la carga de trabajo.
Cuenta con más de 200 integraciones de otras herramientas.
Reúne en un mismo espacio a todas las herramientas que un equipo puede necesitar.
Empieza con un pack gratuito personal y para equipos pequeños; el pack Starter cuesta 10,99€ y el Advanced, 24,99€.
Software colaborativo que se basa en la autorización de usuarios a otros para acceder en remoto a un equipo o conectarse a otro.
Funciona como plataforma para la realización de conferencias en línea.
Es muy práctico para reuniones online y para resolver problemas técnicos en remoto.
El TeamViewer Remote Access cuesta 13,90€ al mes con facturación anual, y el TeamViewer Business, 32,90€.
Es una de las herramientas digitales más usadas para almacenar archivos en Internet.
Se puede acceder a ellos desde casi cualquier dispositivo.
Permite compartir archivos y hacer copias de seguridad de ficheros, por lo que es interesante desde el punto de vista de la gestión de riesgos en proyectos.
Los mercados son cada vez más competitivos y, por eso, es necesario que las empresas sean los más ágiles y eficientes que sea posible. Las herramientas de trabajo colaborativo son una solución que lo hace posible, ya que promueven la fluidez en la comunicación y el trabajo en equipo. De hecho, hoy en día el desarrollo de software ha avanzado tanto, que las herramientas para gestionar proyectos digitales se pueden usar para diseñar páginas web, gestionar contenidos e incluso crear un e-commerce.
Gracias a estas soluciones tecnológicas se puede simplificar la interacción entre quienes integran un equipo Pero además, se optimizan los procesos internos y externos, y en consecuencia, hay una mejora en la productividad y en la consecución de objetivos. A continuación, vamos a ver cuáles son los beneficios más destacados de implementar un software colaborativo en una empresa:
Las herramientas de trabajo colaborativo ofrecen canales de comunicación directa. Estos son accesibles y pueden eliminar barreras como la distancia o el tiempo. A través de la mensajería instantánea, las videoconferencias o la inserción de comentarios en proyectos en tiempo real, los equipos pueden intercambiar ideas, realizar consultas y recibir retroalimentación con rapidez y eficiencia. Por tanto, se reduce el riesgo de que haya malentendidos y se agiliza la toma de decisiones.
Con estas herramientas, varios pueden trabajar y editar de manera simultánea en documentos compartidos. También se puede hacer un seguimiento de las revisiones. La ventaja es que se evita que se duplique el trabajo en una misma tarea y permite que todas las personas estén al día en las tareas de los proyectos. Los resultados serán más consistentes y de mayor calidad.
Las herramientas de trabajo colaborativo pueden almacenar y acceder a documentos y recursos de manera centralizada en la nube. Por lo tanto, hay un menor riesgo de pérdidas y, al mismo tiempo, se facilita el acceso en remoto desde cualquier ubicación.
Las herramientas colaborativas suelen ser compatibles con diferentes dispositivos e incluso con otro tipo de herramientas. Se aumenta así la flexibilidad a la hora de trabajar, ya que los equipos se mantienen conectados aunque estén en la distancia. La productividad se eleva en consecuencia.
Otro beneficio es que se rompen las barreras de comunicación y las personas integrantes del equipo pueden compartir sus ideas con mayor libertad. Por otra parte, que haya un espacio común de trabajo, posibilita que haya nuevos aportes en distintas áreas y que una mayor colaboración en la resolución de problemas. De este modo, las soluciones serán más imaginativas y eficaces.
Estas son solo algunas de las herramientas colaborativas que hay disponibles en la actualidad. Pero existen muchas más. Si quieres conocerlas y profundizar en su uso y en la gestión general de proyectos digitales, inscríbete en nuestro máster.