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10 herramientas de trabajo colaborativo indispensables en entornos digitales

Management 
29/08/2023

Con la irrupción del teletrabajo como opción altamente eficaz para mejorar procesos y optimizar tiempos y flujos de trabajo, contar con herramientas colaborativas que facilitan esta tarea se ha convertido en una necesidad básica para las empresas.

El hecho de que hayamos vivido una pandemia ha propiciado que el trabajo online y colaborativo adquiera un especial protagonismo. Esta forma de trabajo permite que una tarea sea desarrollada con la colaboración de varios equipos, los cuales ni siquiera deben estar ubicados en el mismo lugar.

Para poder gestionar adecuadamente estas particularidades del trabajo colaborativo en entornos digitales, es preciso contar con herramientas que sean eficaces en la gestión de grandes volúmenes de información y en la organización eficiente de tareas.

Dada la importancia que una buena planificación y administración de recursos tiene en esta forma de trabajar, más flexible, pero también con mayores requerimientos de optimización, el Máster en Digital Project Management permite profundizar en los instrumentos que pueden ayudarnos en esta tarea fundamental.

En este artículo, te dejamos una lista de las que consideramos que son las herramientas más útiles del mercado actual y que te serán de ayuda en la organización y gestión del trabajo.

Top 10 herramientas colaborativas para mejorar la productividad en teletrabajo

Slack

  • Permite que estés en contacto con tu equipo, esté donde esté. Especialmente útil en equipos que teletrabajan.
  • Herramienta de comunicación en equipo que facilita el contacto entre todas las personas que lo integran.
  • Hace que el avance y el desarrollo de proyectos resulte más sencillo y reduce el número de correos electrónicos y de reuniones físicas.
  • Reduce los tiempos de trabajo y se incrementa la productividad y el rendimiento.

Trello

  • Herramienta de gestión de proyectos que permite compartir listas.
  • Llamadas cards, permiten la inclusión de todo tipo de anotaciones.
  • Muy práctica para categorizar textos, imágenes, dibujos, mock-ups, etc.
  • Cuenta con una interfaz muy práctica y visual para organizar la información.
  • Es una de las herramientas de trabajo colaborativo gratuitas.

Figma

  • Herramienta muy útil para el prototipado y la creación de wireframes y/o diseños.
  • Su principal ventaja es que agiliza el proceso de diseño, ya que permite compartirlo con el equipo y que todas las personas integrantes puedan colaborar en el mismo workspace.
  • También es gratuita.

 

mejores herramientas colaborativas para el teletrabajo

 

Google Docs Editors de Google Drive

  • Suite de Google que incluye programas como Google Docs, Google Sheets, GSlides y Google Keep, entre otros.
  • Todos forman parte de Google Drive.
  • Son aplicaciones gratuitas para usuarios con cuenta.
  • Disponen de versión web y de aplicaciones para iOS y Android.
  • Permiten la creación y edición de documentos compartidos de una forma ágil y sencilla.

Mural

  • Herramienta colaborativa creativa para crear murales donde compartir, con tan solo arrastrar los ficheros, todo tipo de archivos multimedia, links y documentos.
  • Es perfecta para inspirarse y recoger pensamientos.
  • Permite hacer brainstorming sin tener que estar en la oficina con tus compañeros.

MindMeister

  • Muy útil para la elaboración de mapas mentales en línea.
  • Permite capturar, desarrollar y compartir ideas de forma visual.
  • Tiene la funcionalidad de muchas otras herramientas colaborativas.
  • Sus mapas mentales son prácticos para plasmar ideas y para transmitirlas al equipo.
  • Dispone de versión gratuita.

BinFire

  • Incluye todas las funcionalidades del project management.
  • Está diseñada para proyectos que se realizan en equipo. 
  • Se utiliza para colaboraciones y para hacer seguimientos durante todo el ciclo de vida de un proyecto.

Asana

  • Plataforma que organiza el trabajo para que los equipos sean mucho más eficientes y sepan gestionar los diferentes proyectos, así como la carga de trabajo.
  • Cuenta con más de 200 integraciones de otras herramientas.
  • Su objetivo es reunir en un mismo espacio todo lo que el equipo necesita.

TeamViewer

  • Software colaborativo que permite dar acceso remoto a tu equipo o conectarte a otro, previa autorización de otro usuario.
  • Funciona como plataforma para la realización de conferencias en línea.
  • Es muy práctico para reuniones online y para resolver problemas técnicos en remoto.

Dropbox

  • Herramienta colaborativa que permite almacenar archivos en Internet.
  • Se puede acceder a ellos desde casi cualquier dispositivo.
  • Es muy útil para compartir archivos y como copia de seguridad de ficheros, por lo que es interesante desde el punto de vista de la gestión de riesgos en proyectos.

 

mejores herramientas colaborativas para el teletrabajo

 

¿Cuáles son los beneficios de utilizar software colaborativos en tu empresa?

En el entorno competitivo en el que nos encontramos actualmente, la agilidad y la eficiencia en el entorno digital es esencial. Por esta razón, el uso de herramientas colaborativas ha emergido como una solución fundamental para promover la comunicación fluida y el trabajo en equipo. De hecho, hoy en día el desarrollo de software ha avanzado tanto, que además de proyectos, es posible diseñar páginas web, gestionar contenidos e incluso crear un e-commerce.

Estas soluciones tecnológicas no solo simplifican la interacción entre empleados, sino que también optimizan los procesos internos y externos, lo que se traduce en una mejora significativa en la productividad y en la consecución de objetivos. A continuación, te dejamos algunos de los beneficios más destacados que ofrece la implementación de software colaborativo en una empresa:

Comunicación transparente y fluida

Las herramientas de trabajo colaborativo proporcionan canales de comunicación directa, que además son accesibles y eliminan barreras como la distancia o el tiempo. Mediante la mensajería instantánea, las videoconferencias o la inserción de comentarios en proyectos en tiempo real, los equipos pueden intercambiar ideas, realizar consultas y recibir retroalimentación de manera rápida y eficiente. Con ello, se reduce la posibilidad de malentendidos y se agiliza la toma de decisiones.

Trabajo en equipo eficiente

Múltiples personas pueden trabajar en documentos compartidos y editarlos simultáneamente, así como realizar un seguimiento de las revisiones. De esta manera, se reduce la duplicación de esfuerzos en una misma tarea y se garantiza que todos los miembros del equipo estén en la misma página, para que los resultados sean consistentes y de alta calidad.

Acceso y almacenamiento centralizado

Este software permite almacenar y acceder a documentos y recursos de manera centralizada en la nube. Por lo tanto, se reduce el riesgo de pérdidas, a la vez que se garantiza el acceso en remoto desde cualquier ubicación.

Flexibilidad y movilidad

Por lo general, suelen ser compatibles con distintos dispositivos e incluso con otras herramientas. Así, se incrementa la flexibilidad a la hora de trabajar; una característica esencial en un mundo donde es importante que los equipos se mantengan conectados y con niveles altos de productividad.

Innovación y creatividad

Se rompen las barreras de comunicación y se facilita que el equipo comparta ideas de manera más libre. Por otra parte, el tener un lugar común de trabajo, posibilita que se busquen nuevos aportes en diferentes áreas y que haya una mayor colaboración en la resolución de problemas, lo que puede llevar a soluciones más imaginativas y eficaces.

Estas son solo algunas de las herramientas colaborativas que hay disponibles en la actualidad. Desde aquí, te animamos a que las pruebes con tu equipo para encontrar aquellas que más se ajustan con vuestras necesidades.

 



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