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Los 8 tipos de Activos Digitales clave para las empresas

Management 
05/09/2022

Los profesionales de una gran mayoría de sectores industriales están de acuerdo en una cosa: la tecnología ha acelerado el ciclo económico. Cuando esta falla, los procesos sufren retrasos, es cierto; sin embargo, es gracias a ella que las empresas producen más rápido, de manera más eficiente y más asequible. Una tendencia que se hace evidente en el modo en que se manejan los activos digitales.

Activos digitales en empresas: ¿Qué son?

Un activo digital es cualquier pieza de contenido en un formato digital. Esto incluye los activos que se crearon digitalmente, así como los que se crearon sin conexión y luego se almacenaron en un servidor. Es cierto que esta definición puede sonar demasiado amplia, pero es que el término activos digitales lo abarca casi todo: desde correos electrónicos e información de cuentas hasta videos y fotos almacenados digitalmente.

Tipos de activos digitales en organizaciones

En la actualidad se da una especial importancia a activos digitales de carácter financiero, como las criptomonedas, los NFT o los diferentes tokens. Sin embargo, existen más tipos de activos digitales.

Los logotipos, por ejemplo, forman parte de los activos digitales de una empresa relacionados con la identidad de la misma.

El software único desarrollado por la empresa también forma parte de este tipo de activos. Lo mismo que la información archivada de manera digital.

Si volvemos a la definición de lo que es un archivo digital nos daremos cuenta de la gran cantidad de elementos que ésta engloba.

 

activos digitales

 

Archivos digitales: Ejemplos destacados

En este sentido, y a modo de muestra en absoluto exhaustiva, podemos listar los siguientes ejemplos de archivos digitales que son clave para las empresas:

  • Ebooks
  • Cursos online
  • Aplicaciones
  • Software
  • Logotipos y gráficos de imagen de marca
  • Información almacenada en formato digital (financiera y no financiera)
  • Activos digitales relacionados con criptomonedas, NTFs, etc.
  • La propia página web de la empresa

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de estos activos?

La organización es una de las claves, pues hay que utilizar diversos canales para llegar a los clientes, empleados y otras partes interesadas. Teniendo en cuenta la gran variedad de activos digitales existentes, esto puede comprometer la necesaria consistencia de la imagen de marca.

Las tareas de organización se vuelven más complicadas y requieren recursos dedicados a medida que crece el número de activos digitales. Jerarquizarlos e identificarlos resulta esencial. Sobre todo en empresas de gran tamaño o con un número elevado de empleados. El sistema de jerarquización, nombre y archivo debe ser lo suficientemente sencillo para que todas las partes interesadas puedan usarlo.

Sin embargo, trabajar con este tipo de activos ahorra una gran cantidad de tiempo, pues replicarlos y distribuirlos son tareas que pueden llevarse a cabo de forma prácticamente inmediata.

La seguridad es otro tema importante, y complicado. Por un lado, los activos deben ser fáciles de recuperar para las personas responsables de producir y distribuir contenido. Por otro lado, es necesario implementar un sistema de protección para que los usuarios no autorizados no puedan utilizarlos de manera inapropiada.

Administración de los activos digitales

Este tipo de activos está destinado a lograr que ciertas funciones comerciales sean más rápidas, más eficientes y menos costosas. Para que esto sea posible, deben administrarse adecuadamente. Para ello suelen utilizarse programas de gestión de archivos que incluyen los siguientes elementos:

  • Una jerarquía clara
  • Un sistema de nombres fácil de entender
  • Formatos consistentes

Una jerarquía clara

La cantidad total de activos digitales de una empresa podría ser de miles. Si están guardados en una carpeta o dispersos en áreas aleatorias de la base de datos, no se pueden encontrar rápida ni fácilmente. La estructura organizacional debe permitir ambas cosas.

 

activos digitales

 

Un sistema de nombres fácil de entender

Cuando el nombre de un archivo es confuso u oscuro, los empleados pueden perder un tiempo valioso tratando de averiguar de qué se trata. Este tipo de nombres puede retrasar la programación de un proyecto y hacer inviable la utilización de un cronograma de actividades. En lugar de obligar a los usuarios a adivinar lo que están recuperando, es necesario usar nombres de archivo que no dejen lugar a dudas sobre qué activos están incluidos en una carpeta o subcarpeta.

Formatos consistentes

El contenido de los activos digitales incluye todo tipo de formatos, desde texto y video hasta PDF y hojas de cálculo. Por tanto, una misma empresa, e incluso una misma persona, utilizará diferentes programas para acceder a distintos archivos. Esto puede presentar un problema si el contenido se crea en un formato, pero se debe acceder a él en otro. Algo común en proyectos con un ciclo de vida largo o en el que intervienen varios departamentos. La manera de evitarlo es guardar todos los recursos en formatos estándar.

Lo ideal es escoger formatos ampliamente aceptados. Para archivos de video, esto sería MPEG o .wmv, mientras que es mejor guardar las fotos como archivos JPEG, PNG o GIF. El formato también debería permitir la manipulación de los archivos en diferentes canales y plataformas. Independientemente del formato elegido, este debe ser flexible, fácil de usar y universal en todos los activos.

La organización de los activos digitales es tarea de los Project Managers. Profesionales con una gran proyección y responsabilidad empresarial. ¿Quieres convertirte en uno de ellos? Echa un vistazo al programa de nuestro Máster en Project Management, y diseña tu propio futuro.



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