Cuando nos enfrentamos a un proyecto por primera vez, debemos ser muy conscientes de todo lo que implica. Es en este momento previo cuando considerar el ciclo de vida de un proyecto con todas sus fases cobra especial importancia. Esto es todo lo que debes saber al respecto.
El ciclo de vida de un proyecto incluye todos los pasos y fases necesarios para que los project managers puedan llevar a cabo la gestión de los mismos de principio a fin. Hay 5 fases en el ciclo de vida del proyecto y cada una de ellas incluye un conjunto de pasos que deben ejecutarse en todo caso.
Con la optimización de la gestión del ciclo de vida de un proyecto se obtienen una serie de beneficios que repercuten en la eficiencia, el control y el éxito global de aquel. En primer lugar, los equipos pueden agilizar la ejecución de cada fase y maximizar los recursos disponibles, que equivale a una mejor asignación del tiempo y del presupuesto. A su vez, con ello se reduce el riesgo de retrasos y de desviaciones con respecto al plan original.
Otros beneficios son una comunicación más efectiva entre los miembros del equipo, al abrirse nuevos canales para compartir información y tomar decisiones; la identificación temprana de posibles obstáculos y la implementación de estrategias de mitigación acordes; un aumento en la capacidad de respuesta ante cambios imprevistos y una mayor flexibilidad para adaptarse a nuevas circunstancias, y por último, un incremento general de la calidad, dado que cada fase se gestiona de manera controlada para que se cumplan con ciertos estándares de eficiencia.
Aunque podemos contar con la ayuda de herramientas de gestión que nos pueden facilitar la tarea, es fundamental conocer bien todas fases del ciclo de vida de un proyecto, las cuales se dividen en 5:
La fase inicial del ciclo de vida de un proyecto consta de solo dos pasos independientes: el acta de constitución del proyecto y el registro de partes interesadas.
El objetivo de esta fase es determinar la visión del proyecto, documentar lo que se espera lograr y obtener la aprobación de la parte con capacidad de veto o decisión.
El acta de constitución del proyecto o, en otras palabras, la documentación de inicio, debe contener:
Cuando se invierte el tiempo necesario en esta fase inicial, el proyecto parte con más posibilidades de éxito. Establecer una visión clara y coherente, determinar quién es el profesional adecuado para dar vida al proyecto y asegurar los recursos que se necesitarán son cuestiones clave. Tenerlas en cuenta y documentarlas dará al proyecto un comienzo sólido y ayudará a preparar el escenario para todo lo que vendrá después.
Durante la fase de planificación se construye la infraestructura del proyecto. La misma es la encargada de permitir que se logre el objetivo final. Y que se haga dentro de las limitaciones predeterminadas de tiempo y presupuesto.
Las cuestiones a planificar en esta segunda fase del ciclo de vida de un proyecto son:
Estamos hablando de una hoja de ruta detallada o el modelo del que depende que el proyecto tenga éxito. Cuando llegue al final de esta fase del ciclo de vida, todos los miembros del equipo no solo comprenderán la visión del proyecto, sino que también comprenderán con precisión lo que deben hacer para llegar a la meta a tiempo y dentro del presupuesto. Aquí es importante elegir la metodología de gestión del proyecto idónea.
Esta fase es crítica, ya que es cuando las ideas y planificaciones comienzan a cobrar vida y se materializa la visión del proyecto a través de la acción coordinada de equipos y recursos. Durante esta etapa, se asignan roles y responsabilidades específicos, para facilitar la dirección de los esfuerzos hacia metas previamente definidas.
El proceso de ejecución implica también la gestión de los recursos financieros, humanos y materiales, puesto que gran parte del presupuesto se consume en esta fase. Por otra parte, se debe fomentar la comunicación abierta, la resolución de conflictos y la motivación de los miembros del equipo, así como mantener el ritmo de trabajo acordado en el cronograma y respetar el presupuesto establecido.
Durante esta fase, se monitoriza el progreso real del proyecto en comparación con el plan y se ponen en marcha las medidas correctivas necesarias. Con independencia de lo razonable que sea un plan, en la práctica siempre van a ser necesarios ajustes, por eso esta fase es también de gran relevancia.
A medida que se monitorea el avance real del proyecto en comparación con el plan previamente diseñado, es habitual detectar desviaciones y variaciones que son características de los entornos dinámicos y cambiantes. Cuando se compara el progreso real y el planificado, se pueden identificar discrepancias y tomar medidas correctivas de manera oportuna. Estas no solo reajustan el plan y los recursos, sino que pueden implicar una adaptación de la estrategia general.
A su vez, con el análisis de datos precisos y actualizados, quienes gestionan los proyectos pueden evaluar el impacto de las desviaciones y determinar la eficacia de las medidas correctivas que hayan introducido.
La fase de cierre es la fase final del ciclo de vida de un proyecto y es donde se pueden sacar las conclusiones pertinentes acerca de todo el proceso. Es esencial cerrar formalmente el proyecto y obtener la aprobación escrita del cliente y de las demás partes interesadas.
Algunas de las acciones que se incluyen en la parte final del proceso son:
Además de las acciones mencionadas, es conveniente llevar a cabo un análisis retrospectivo. Es decir, proceder con una evaluación de los logros y desafíos, que permitan obtener aprendizajes válidos para nuevos proyectos y estrategias del futuro. Esta fase no solo sella un proyecto exitoso, sino que también abre puertas para la mejora continua.
Imaginemos que el proyecto que vamos a gestionar es el diseño y lanzamiento de una App. ¿Cómo determinamos las 5 fases que hemos identificado?
Otro ejemplo para el ciclo de vida de un proyecto podría ser la creación de un programa de capacitación en línea. Es este caso, las fases serían como te mostramos a continuación:
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