Todo lo que sucede dentro de una empresa se basa en la gestión del conocimiento, los datos y la información. Los productos y servicios se crean y mejoran gracias al conocimiento del equipo responsable. Es por ello que la capacidad para interactuar con eficacia y proporcionar valor a los clientes depende del conocimiento que se posea sobre sus necesidades. Los procesos internos, por su parte, están impulsados por el conocimiento del equipo sobre las mejores prácticas comerciales y operativas.
En pocas palabras: sin conocimiento, las empresas no funcionarían.
Sin embargo, la mera existencia de dicho conocimiento no es suficiente. El mismo debe poder fluir libremente a través de la empresa (y hacia los clientes) para que sea útil. Esa es la labor de gestión.
Gestión del conocimiento, ¿qué es exactamente?
La gestión del conocimiento es un proceso de gran importancia que consiste en documentar, almacenar, comunicar y aplicar todo el conocimiento de la empresa en un esfuerzo por mejorar los diversos procesos de la misma.
¿Qué significado tiene la gestión del conocimiento en las empresas?
Detrás de cada gran equipo o empresa encontramos dos grandes elementos:
Personas competentes e inteligentes
Buena organización (a menudo llamada "gestión")
Sin embargo, debemos tener en cuenta que no todas las personas son iguales. Por ejemplo, no es lo mismo un empleado con un año de experiencia que uno con diez. Ni tampoco uno aprende igual de rápido que el otro.
Aquí es donde entra en juego la gestión del conocimiento. La gestión del conocimiento en la era digital persigue que todas estas personas dispongan del mismo conocimiento: el empleado con menos experiencia o menos informado de una organización debería poder tener acceso al mismo conocimiento que la persona de mayor rango o que lleve más tiempo en la misma.
La forma en que esto se logra es capturando el conocimiento de varios miembros del equipo y transmitiéndolo a los empleados menos experimentados para ayudarlos a ponerse al día y mejorar la productividad.
En esencia, si buscamos para gestión del conocimiento una definición, podemos resumirla en que se trata de encontrar la mejor manera de identificar, organizar y compartir el conocimiento para que pueda transferirse fácilmente dentro de la empresa.
Pero para comprender cómo la gestión del conocimiento puede lograr esto, debemos conocer los tipos de "conocimiento" que existen dentro de una organización.
Tipos de conocimiento y su definición
Si bien hay varios tipos de conocimiento, los dos tipos principales que nos interesan cuando se analiza la gestión del conocimiento son el conocimiento explícito y el conocimiento tácito:
El conocimiento explícito es cualquier conocimiento que se pueda codificar fácilmente, lo que significa que es fácil de capturar, almacenar en una base de datos y luego compartir con otros. Algunos ejemplos de conocimiento explícito incluyen información que se encuentra en bases de datos, memorandos, procedimientos operativos estándar, videos, etc.
El conocimiento tácito (que a veces se denomina conocimiento implícito o tribal) es el conocimiento que está dentro de la cabeza de las personas pero que es difícil de explicar. Este tipo de conocimiento, generalmente conocido como know-how, puede ser intuitivo y se basa en gran medida en la experiencia. Como ejemplo, pensad en la capacidad para respirar. Si bien es algo que muchos de nosotros podemos hacer con facilidad, explicar cómo hacerlo es otra cuestión.
¿Por qué es importante la gestión del conocimiento y dónde lo es?
El objetivo de la gestión del conocimiento es aprovecharlo y canalizarlo de una manera que permita que tanto la empresa como los clientes prosperen.
La implementación de procesos efectivos de gestión del conocimiento permite a las organizaciones:
Almacenar y organizar el conocimiento explícito
Capturar el conocimiento tácito y codificarlo en conocimiento explícito
Como ejemplo de cómo se puede aplicar esto internamente, los sistemas de gestión del conocimiento pueden ayudar con:
Incorporación de actividades, procesos y objetivos
Flujo de trabajo y protocolos de comunicación.
Información relacionada con recursos humanos y personal
En el lado del cliente, la información capturada a través deherramientas de gestión de proyectos digitales y del conocimiento, se puede utilizar para mantener a la audiencia informada, comprometida y fiel a la marca. Algunos ejemplos clave de tales formatos de conocimiento y software incluyen:
Publicaciones de blog, artículos y contenido más profundo, a menudo restringido (por ejemplo, libros blancos, etc.)
Bases de conocimiento, wikis corporativos y páginas de preguntas frecuentes
Testimonios, estudios de casos y otro contenido centrado en pruebas sociales
Los beneficios de gestionar el conocimiento
Alineación mejorada de equipos y empleados: la gestión del conocimiento mejora el intercambio de conocimientos al sistematizar la comunicación y la colaboración entre todos los miembros del equipo.
Aumenta la productividad del equipo y el cumplimiento de los cronogramas de actividades, ya que cada empleado sabe exactamente cuál es el valor de su contribución.
En pocas palabras, la gestión del conocimiento es una de las tareas clave del Digital Project Manager, uno de los perfiles laborales más solicitados en la actualidad. ¿Quieres formarte en este sentido y desarrollar tu carrera en el ámbito empresarial? Estudia nuestroMáster en Digital Project Management.
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