El aumento de la productividad y la búsqueda de la máxima eficiencia son dos objetivos principales en toda empresa. Para alcanzarlos, existen múltiples vías. Una de las más populares en la actualidad es la metodología Lean. Se trata de un método innovador que busca centrarse únicamente en aquello que aporta valor. Pero todos los detalles los veremos a lo largo de este artículo.
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La metodología Lean es un enfoque de gestión de procesos que se centra en reducir al mínimo todos los desperdicios que se produzcan durante aquellos. De este modo, se mejora la calidad de los productos y servicios y se incrementa el valor que obtiene el cliente. Dentro de los desperdicios, se incluye todo aquello que no aporta valor al cliente. Por ejemplo, sobreproducción, defectos o inventarios innecesarios.
Su origen se encuentra en los sistemas de producción de Toyota en los años 80; época en la que recibió el nombre de Lean Management. Con el paso del tiempo, se fue adoptando en diferentes industrias, bajo el principio de la mejora continua o Kaizen y la optimización de la eficiencia.
Además de este principio, también se sigue el método Just-in-Time o Justo a tiempo, que significa que solo se produce lo necesario en el momento adecuado y en la cantidad correcta, para reducir el exceso de inventario.
En cuanto a las aplicaciones, la metodología Lean se utiliza en cualquier industria y enfoque. Pero con frecuencia se la compara con otras como la Agile y Scrum. La diferencia principal es que estas dos últimas se usan en el ámbito del desarrollo de software y proyectos.
La primera prioriza la capacidad de adaptarse a los cambios, mientras que la segunda es un marco dentro de Agile que organiza el trabajo en sprints y fomenta la colaboración en equipos pequeños y autogestionados.
Aunque ya hemos mencionado algunos, los principios de la metodología Lean se pueden resumir de la siguiente forma:
- Aportar valor al cliente. Se trata de identificar cómo se puede mejorar el producto o servicio que se consume para que su experiencia sea más satisfactoria.
- Crear un flujo de trabajo continuo. Hay que evitar los cuellos de botella en el flujo para que no haya interrupciones.
- Crear un sistema de trabajo específico. El sistema solo empieza a moverse cuando existe una demanda. Por eso, se debe empezar a trabajar con un PMV (Producto Mínimo Viable).
- Avanzar hacia la excelencia con base en la mejora continua. Aquí se reflejan las raíces japonesas y la filosofía Kaizen.
Lean Six Sigma y Lean Startup son metodologías que comparten el enfoque en la mejora de procesos. Sin embargo, se aplican en contextos diferentes y con objetivos distintos. Lean Six Sigma combina la eficiencia de Lean relativa a la eliminación de desperdicios, pero con el rigor estadístico de Six Sigma, que busca reducir la variabilidad y los defectos en los procesos.
Esta metodología se aplica principalmente en empresas ya establecidas que desean optimizar procesos existentes, mejorar la calidad y reducir costes. Es común en industrias como la manufactura, logística y servicios Se basa en la recopilación de datos y en el análisis para tomar decisiones informadas.
Por el contrario, Lean Startup está diseñado para emprendedores y nuevas empresas. Busca crear productos o servicios con rapidez a través de un ciclo de prueba, aprendizaje y ajuste. Así, las startups pueden validar ideas y adaptarse en poco tiempo a las necesidades del mercado. Esta metodología se apoya en la iteración continua, el desarrollo ágil y la retroalimentación del cliente. De este modo, se minimizan los riesgos y solo se invierten los recursos en lo que podría ser viable.
La principal diferencia entre ambas es que Lean Six Sigma se utiliza para mejorar los procesos y la calidad de empresas ya asentadas, mientras que Lean Startup es ideal para nuevos negocios que necesitan validar su modelo y producto.
Cada vez existen más herramientas que facilitan la aplicación de la metodología Lean, para que las empresas puedan optimizar sus procesos y mejorar la eficiencia. A continuación, te dejamos algunas de las más utilizadas:
- Kanban. Kanban es una herramienta visual que permite gestionar el flujo de trabajo. Mejora la productividad porque hace visible el estado de cada tarea y los equipos pueden identificar los cuellos de botella y priorizar el trabajo.
- Andon. Este sistema de control visual es común en entornos industriales, pero también se puede aplicar en otros sectores. Utiliza señales visuales como luces, pantallas o alarmas para mostrar el estado de un proceso en tiempo real. Facilita la identificación de problemas o interrupciones en el flujo de trabajo.
- Stakeholders Map. Esta herramienta visual de metodología Lean ayuda a identificar y analizar los grupos o individuos clave que influyen o se ven afectados por un proyecto o servicio. Al mapear a los stakeholders, puedes comprender mejor sus intereses, expectativas y el impacto que tienen sobre el proyecto.
- Business Model Canvas. Es una herramienta que plasma de manera visual y simplificada el modelo de negocio de una empresa. Canvas permite analizar la propuesta de valor, los canales de distribución, los recursos clave y la estructura de costes. Por tanto, da una visión general de cómo funciona el negocio y qué áreas necesitan mejorar.
- Customer Journey Map. Este mapa ayuda a comprender la experiencia del cliente en las interacciones con una empresa o producto. Identifica los puntos de contacto a lo largo del recorrido del cliente, mejora su satisfacción y optimiza las interacciones en cada fase del proceso.
Es la empresa creadora y la que consiguió producir más y con menores costes por la implantación de la metodología Lean. Y gracias al Just-in-Time, consiguió ser más productiva y dedicar recursos a lo que sus clientes necesitaban.
Dropbox aplicó los principios de Lean Startup para impulsar su crecimiento. Con el Producto Mínimo Viable, lanzó un video demostrativo antes de que el software estuviera completamente desarrollado. Con la retroalimentación que obtuvo, ajustó su producto para que fuera acorde con las necesidades del mercado y, además, consiguió despertar interés.
La metodología Lean tiene la capacidad de transformar los procesos y la eficiencia de las empresas que optan por ella. Si quieres conocer más sobre su implementación, así como la de otras técnicas y herramientas disponibles, fórmate con nuestro máster y ponte al día en innovación.