RPA: Qué es y cómo ayuda en la automatización de procesos

En el dinámico entorno empresarial de hoy en día, la automatización de procesos se ha convertido en una necesidad imperante para lograr eficiencia y competitividad. Es en este contexto que surge una poderosa herramienta: la Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés). 

En la era de la transformación digital y la industria 4.0, este software ha demostrado ser un componente esencial para impulsar el éxito empresarial, como sabe el alumnado de nuestros Másters en Formación permanente. Pero, ¿qué es realmente el RPA y cómo puede ayudar a automatizar los negocios?

¿Qué entendemos por RPA?

Llamamos RPA (Robotic Process Automation) a la utilización de bots virtuales para automatizar tareas digitales repetitivas en los entornos de trabajo. A diferencia de los robots físicos, los bots del RPA operan de forma virtual y se encargan de llevar a cabo diferentes actividades. Por ejemplo, la recopilación de datos, la gestión de archivos y el almacenamiento de información.

Su objetivo principal es abordar los desafíos de la nueva revolución industrial al permitir que estas tareas, que suelen ser consumidoras de tiempo, se realicen de manera automática. De esta manera se mejora la eficiencia de las empresas. Es importante dejar claro que robótica e IA están relacionadas, pero son disciplinas diferentes.

Tipos de RPA

1. Automatización asistida: los robots del RPA trabajan junto con los humanos, realizando tareas en colaboración. Un ejemplo sería un bot que recopila información de diferentes fuentes y la presenta en un formato estructurado para que un empleado pueda revisarla y tomar decisiones basadas en esos datos. El bot realiza la recopilación de datos de forma automatizada, pero requiere la intervención humana para el análisis y la toma de decisiones.
2. Automatización desatendida: aquí, los robots del RPA son capaces de realizar tareas sin necesidad de intervención humana. Por ejemplo, un bot desatendido podría recibir automáticamente correos electrónicos con facturas adjuntas, extraer la información relevante de cada factura, procesarla y registrarla en un sistema contable sin intervención humana. El bot toma decisiones autónomas basadas en reglas predefinidas y ejecuta las tareas de manera continua y eficiente.
3. RPA híbrido: esta forma de RPA combina la intervención humana y la automatización autónoma. Un ejemplo sería un bot que asiste a los empleados en la atención al cliente. El bot puede recopilar información relevante de un cliente, proporcionar respuestas automatizadas a preguntas frecuentes y luego transferir la interacción al personal humano cuando se requiere una atención más personalizada. En este caso, el bot y los humanos trabajan juntos para brindar un servicio eficiente y de calidad.

Recuerda que, cuando hablamos de tipos de RPA, hablamos de diferentes tipos de software.

¿Para qué sirve la implementación de RPA?

Su objetivo es mejorar la eficiencia y la productividad en las organizaciones, y lo logra al automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas. Mediante el uso de software RPA se reduce el tiempo empleado en tareas manuales y repetitivas. Así, se libera a los empleados para que se centren en actividades de mayor valor añadido.

Su implementación también contribuye a la eliminación de errores. Los robots de automatización de procesos siguen reglas predefinidas y realizan tareas de manera consistente, lo que reduce la probabilidad de errores humanos. Esto resulta especialmente útil en procesos que requieren precisión y alta calidad, como la entrada de datos o la generación de informes.

Otro beneficio clave es el aumento de la eficiencia. Al automatizar procesos, las tareas pueden realizarse de manera más rápida y eficiente, lo que acelera los ciclos de trabajo y mejora los tiempos de respuesta. Este aumento de la eficiencia es especialmente relevante en áreas como el servicio al cliente. Porque es un contexto donde las respuestas rápidas son fundamentales.

La implementación de RPA también tiene un impacto positivo en la experiencia del cliente. Los robots pueden trabajar de forma ininterrumpida, lo que permite un servicio más ágil y disponible las 24 horas del día.

Además, ofrece escalabilidad y flexibilidad a las organizaciones. Los robots de software pueden ser escalados según sea necesario y reconfigurados para adaptarse a nuevas reglas o flujos de trabajo. Lo que proporciona flexibilidad y agilidad en un entorno empresarial en constante cambio.

¿Qué beneficios aporta a tu negocio el RPA?

El hecho de automatizar ciertos procesos mediante software supone un importante ahorro de tiempo para las empresas y muchos otros beneficios:

• Menor tiempo usado en ciertas tareas.
• Ahorro de costes, ya que un bot es más rápido en ciertos procesos que una persona.
• Trabajo ininterrumpido, los robots no precisan de descansos.
• Mayor eficiencia en los procesos.
• Eliminación de errores, los bots tienen la capacidad de no equivocarse.
• Empleados más satisfechos, puesto que se elimina de sus tareas diarias aquellas que no requieren de su creatividad y su sentido analítico.
• Mayor recopilación de datos.
• Mejora de la experiencia del cliente, que puede ser atendido más rápido y durante más horas.
• Mayor rendimiento.
• Mejora de las operaciones internas.
• La posibilidad de escalar el RPA a diferentes niveles de la empresa usando la conectividad con herramientas como el internet de las cosas.
• Mayor capacidad analítica a la hora de recopilar datos y gestionar los datos.

¿Qué importancia tiene la automatización de procesos en una empresa?

La automatización de procesos desempeña un papel de vital importancia en el entorno empresarial actual. Permite a las empresas optimizar sus operaciones, mejorar la eficiencia y responder de manera más ágil a los desafíos del mercado.

Una de las ventajas más significativas de la automatización de procesos es su capacidad para mejorar la eficiencia operativa. Al reemplazar tareas manuales por procesos automatizados, se reduce la posibilidad de errores y se acelera la ejecución de tareas. Esto se traduce en ahorro de tiempo y recursos, así como en una mayor productividad general de la empresa.

La automatización también contribuye a reducir costes. Al eliminar la necesidad de personal adicional para realizar tareas repetitivas, las empresas pueden ahorrar en costes de contratación, capacitación y nómina.

La calidad y consistencia en la ejecución de tareas también se benefician de la automatización de procesos. Los robots de software pueden seguir reglas y procedimientos predefinidos de manera consistente, sin errores ni variaciones. Esto garantiza una mayor calidad en los productos y servicios ofrecidos por la empresa, lo que a su vez mejora la satisfacción del cliente.

La capacidad de respuesta y agilidad son aspectos clave en el entorno empresarial actual. La automatización de procesos permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado y las demandas de los clientes. Los procesos automatizados se pueden reconfigurar de manera ágil. Y esto facilita la adopción de nuevas estrategias y la implementación de cambios sin interrupciones significativas en la operación diaria.

Por último, la automatización de procesos tiene un impacto directo en la experiencia del cliente. Esto se traduce en relaciones comerciales más sólidas, recomendaciones positivas y un mayor crecimiento del negocio.

6 software RPA para ayudarte en la automatización de procesos de tu negocio

Son muchas las herramientas RPA que existen; te contamos algunos ejemplos para que conozcas las posibilidades que ofrecen.

1. Blue Prism RPA

Para usar esta herramienta es preciso tener conocimientos de programación y está ideada para organizaciones medianas y grandes. Una de sus mayores ventajas es que se puede implementar en múltiples entornos, pero uno de sus grandes contras es que tiene un precio bastante alto.

2. Rapise

Esta herramienta tiene la capacidad de automatizar aplicaciones web de escritorio y móviles. Pueden usarla tanto los programadores como los que no tienen conocimientos en ese campo. Entre sus pros se encuentra su rápida ejecución y entre sus desventajas que solo se puede usar en Windows.

3. UiPath

UiPath aporta capacidades básicas para personas que no tengan conocimientos de programación, puede manejar procesos complejos y es ideal para cualquier tamaño de empresa. Su mayor beneficio es que proporciona buenas funciones sin costo alguno y su contra más destacado es que tienen una funcionalidad de codificación limitada.

4. Automation Anywhere

Automation Anywhere es una herramienta RPA líder en el mercado que ofrece capacidades de automatización tanto para tareas simples como para procesos empresariales complejos. Su interfaz intuitiva permite a los usuarios diseñar y desplegar flujos de trabajo de automatización de manera eficiente. También ofrece funciones de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático para mejorar aún más la eficiencia y precisión de los procesos automatizados.

5. Kofax

Kofax es una plataforma RPA robusta que permite automatizar una amplia gama de procesos comerciales, desde tareas básicas hasta flujos de trabajo empresariales complejos. También ofrece capacidades avanzadas, como integración con tecnologías de captura de datos y análisis cognitivo.

6 Pega

Pega es una plataforma de automatización inteligente que combina RPA con capacidades de gestión de casos y procesos empresariales. Permite a las organizaciones automatizar y optimizar sus operaciones, así como ofrecer experiencias personalizadas a los clientes. Pega utiliza tecnologías de inteligencia artificial y aprendizaje automático para tomar decisiones y realizar acciones basadas en reglas y datos en tiempo real. Además, ofrece un enfoque visual y sin código que facilita la implementación y adaptación de los flujos de trabajo automatizados.

Conclusión

La automatización de procesos a través de la RPA es una herramienta que permite a las empresas mejorar su eficiencia, reducir costes, eliminar errores y mejorar la experiencia del cliente. Con la implementación de software RPA, las tareas repetitivas y basadas en reglas pueden ser automatizadas. Así se libera tiempo y recursos para que los empleados se enfoquen en actividades de mayor valor añadido. 

De hecho, la automatización de procesos se ha convertido en una necesidad imperante en el panorama empresarial actual. Y se espera que continúe creciendo en el futuro.

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